1. Zweck dieser Ergänzung
Diese Ergänzung beschreibt, welche Daten AiLinkHub.de beim Abschluss von Verträgen, bei der Abgabe rechtlich erheblicher Erklärungen und bei der elektronischen Unterzeichnung des Auftragsverarbeitungsvertrages verarbeitet. Sie ergänzt die Datenschutzerklärung.
2. Erfasste Daten beim Vertragsschluss
Bei jeder Bestellung, jeder Zustimmung zu Rechtstexten und jeder elektronischen Signatur werden gespeichert:
- Zeitstempel in koordinierter Weltzeit (UTC) sowie die angezeigte Ortszeit und Zeitzone,
- IP-Adresse des zugreifenden Anschlusses,
- Browserkennung (User-Agent),
- Kunden- und Benutzerkennung, Sitzungsreferenz,
- Bestell- und Tarifkennung,
- Dokumenttyp, Version und Prüfsumme (Hash) des jeweils angezeigten Textes,
- der exakt angezeigte Erklärungstext der jeweiligen Checkbox.
3. Zweck
Zweck ist der Nachweis, welcher Vertragsinhalt zu welchem Zeitpunkt in welcher Fassung angezeigt und bestätigt wurde (Beweiszweck), sowie die Erkennung und Abwehr von Missbrauch und die Absicherung des Systems (Sicherheitszweck).
4. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Vertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Wahrung berechtigter Interessen an der Beweissicherung, an der Erfüllung von Nachweispflichten und an der Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, beruht die Speicherung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
5. Empfänger und Zugriff
Nachweisdaten werden nicht zu Werbezwecken verwendet und nicht an Dritte verkauft. Zugriff haben ausschließlich der Anbieter im erforderlichen Umfang sowie die zur Leistungserbringung eingesetzten Auftragsverarbeiter.
Der Betrieb der Plattform erfolgt durch Hallo-Webseite.de, Inhaber Enrico Fischer, Sendeweg 2, 34246 Vellmar, Deutschland — ein verbundenes Unternehmen desselben Inhabers. Die Server stehen im Rechenzentrum der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Der Verarbeitungsort der Nachweisdaten liegt damit in Deutschland.
Darüber hinaus werden im laufenden Betrieb der Plattform — nicht für die Nachweisdaten selbst, sondern für die jeweils genutzte Funktion — folgende Kategorien von Empfängern eingesetzt:
- KI-Modellanbieter zur Erzeugung der angeforderten Ergebnisse,
- Zahlungsdienstleister und das kontoführende Institut zur Abwicklung von Zahlungen,
- Google Ireland Limited für die Auslieferung von Schriftarten sowie für die Captcha-Prüfung bei Anmeldung und Registrierung; dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt,
- auf Ihren ausdrücklichen Wunsch verknüpfte Dienste wie Postfach, Dateiablage, Kalender, Messenger, CRM oder Buchhaltung.
Die namentliche Aufstellung mit Anschrift, Zweck, Datenarten, Land, Drittlandstatus und Transfergrundlage führen wir versionsgebunden im öffentlichen Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter.
Eine Übermittlung an Behörden erfolgt nur bei gesetzlicher Verpflichtung. Kunden sehen ausschließlich ihre eigenen Nachweise. Der administrative Zugriff auf Nachweisdaten ist berechtigungsgebunden und wird protokolliert.
6. IP-Adresse im Vertrags-PDF
In das erzeugte Vertrags-PDF wird die IP-Adresse des Unterzeichnenden aufgenommen. Die Sichtbarkeit ist administrativ konfigurierbar: vollständig, gekürzt, ausschließlich als interner Nachweis oder als gehashte Referenz. Die aktuell wirksame Einstellung ist im Kundenkonto ausgewiesen.
7. Aufbewahrungsdauer
Signatur- und Auditdaten einschließlich IP-Adresse werden für die Dauer der Vertragsbeziehung und anschließend für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert, längstens zehn Jahre. Zustimmungsprotokolle zu Rechtstexten außerhalb von Verträgen werden längstens drei Jahre gespeichert. Eine unbegrenzte Speicherung findet nicht statt; die konkreten Fristen sind konfiguriert und dokumentiert.
8. Ermittlung der IP-Adresse
Die IP-Adresse wird ausschließlich serverseitig bestimmt. Von Clients gesendete Weiterleitungs- Kopfzeilen werden nur berücksichtigt, wenn sie von einem als vertrauenswürdig konfigurierten Proxy stammen. Ungeprüfte Angaben werden verworfen.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen. Wenden Sie sich hierfür an info@ailinkhub.de. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu.
Ein Widerspruch gegen die Speicherung von Nachweisdaten kann dazu führen, dass ein Vertragsschluss oder eine elektronische Signatur nicht durchgeführt werden kann, weil der Nachweis dann nicht geführt werden könnte.